Ausgehende Emails aus dem Aktivitätenmanagement automatisch archivieren.

Aus den KWP Aktivitäten heraus ist es mgl.  den Ansprechpartnern oder der Hauptadresse Mails zu senden und diese über den KWP eigenen Mail Client zu versenden. Vorteil ist die automatisierte Archivierung der Mail im Archivierungsmodul (DMS).

 

Voraussetzung ist die Aktivierung des Moduls über die BnContrl.ini

 

 

 

Zusätzlich sollte noch folgende Einstellung in der Sektion Aktivitätenmanagement eingetragen werden:

[Aktivitätenmanagement]

AutoEmailImport=1

Damit wird die Aktivitäten ID (Ticket Nr) in den Betreff der Mail eingetragen.
#[40137]  Über diesen Eintrag erfolgt bei eingehenden Mails über das Outlook ADD IN die automatisierte Zuordnung zur bestehenden Aktivität.

Durch die Aktivierung des Mail Buttons wird der Client in seiner Standardeinstellung aufgerufen. Diese können über das Zahnrad angepasst werden. Über das ? Fragezeichen Symbol ist die umfangreiche Hilfe  zu diesem Thema einzusehen.

Mailvorlagen

Die Mailvorlagen sind auf dem KWP Laufwerk im Ordner BNWIN\Vorlagen gespeichert. Die Hauptvorlage für alle Benutzer heißt Mailvorlage.htm oder Mailvorlage.txt je nachdem ob die Versandart Reine Textmail oder Formatierte HTML-Mail gewählt wird, wird dann die entsprechende Vorlage gezogen.

Außerdem kann man eine Datei Mailvorlage.docx gespeichert werden, welche als Vorlage für die Option PDF-Versand verwendet wird und aus welcher dann die PDF-Dateien generiert werden.

Außerdem ist es bei allen 3 Optionen möglich, benutzerbezogene Vorlagen zu speichern. Diese müssen im selben Ordner mit dem Format Mailvorlage-[KWP Benutzerkürzel].Dateiendung gespeichert werden. Somit ergeben sich folgende Möglichkeiten:

Mailvorlage[-USER].txt
Mailvorlage[-USER].htm
Mailvorlage[-USER].docx
Das [-USER] ist natürlich immer optional.

Folgende Variablen stehen zur Verfügung:
Allgemeine Variablen:

{[MAILUEBERGABETEXT]}
{[BENUTZERID]}
{[DATUM]}

Firmenvariablen Benutzervariablen:

{[FIRMEN_ADRNRGES]} {[BENUTZER_ADRNRGES]}
{[FIRMEN_ANREDE]} {[BENUTZER_ANREDE]}
{[FIRMEN_BRIEFANREDE]} {[BENUTZER_BRIEFANREDE]}
{[FIRMEN_VORNAME]} {[BENUTZER_VORNAME]}
{[FIRMEN_NAME]} {[BENUTZER_NAME]}
{[FIRMEN_NAMEGES]} {[BENUTZER_NAMEGES]}
{[FIRMEN_ZUSATZ]} {[BENUTZER_ZUSATZ]}
{[FIRMEN_STRASSE]} {[BENUTZER_STRASSE]}
{[FIRMEN_LAND]} {[BENUTZER_LAND]}
{[FIRMEN_PLZ]} {[BENUTZER_PLZ]}
{[FIRMEN_ORT]} {[BENUTZER_ORT]}
{[FIRMEN_TELEFON]} {[BENUTZER_TELEFON]}
{[FIRMEN_FAX]} {[BENUTZER_FAX]}
{[FIRMEN_MAIL]} {[BENUTZER_MAIL]}
{[FIRMEN_MOBIL]} {[BENUTZER_MOBIL]}
{[FIRMEN_INFO]} {[BENUTZER_INFO]}
{[FIRMEN_INTERNET]} {[BENUTZER_INTERNET]}
{[FIRMEN_BENUTZERFELD1]} {[BENUTZER_BENUTZERFELD1]}
{[FIRMEN_BENUTZERFELD2]} {[BENUTZER_BENUTZERFELD2]}
{[FIRMEN_BENUTZERFELD3]} {[BENUTZER_BENUTZERFELD3]}
{[FIRMEN_BENUTZERFELD4]} {[BENUTZER_BENUTZERFELD4]}
{[FIRMEN_BENUTZERFELD5]} {[BENUTZER_BENUTZERFELD5]}