Änderung eines bestehenden Archiv-Dokuments
Ist ein Dokument bereits archiviert, so können auch Änderungen daran vorgenommen werden. Ausgenommen der Archivdokumente, die vom Programm selbst archiviert wurden. z.B. Rechnungen, Angebote, etc… (graue Ordner!). Dateien in den gelben Ordnern können verändert werden und anschließend erneut archiviert werden. Man spricht dabei von einer Revision. Sie erkennen rechts unten beim Dateinamen die Revisionsnummer in einer eigenen Spalte. Ursprungsdatei ist Revision 0. Somit wird jede Änderung protokolliert und als eigene Revision des Dokuments abgelegt.
Bei den selbst archivieren Dateien unterscheidet man in zwei Gruppen:
Gruppe 1: Microsoft Word oder Excel Dateien
DOC, DOCX, XLS oder XLSX Dateien können nur über das Archiv-AddIn in Microsoft Word / Excel erneut revisioniert werden. Dazu klicken Sie die Archiv-Datei (Word-Datei) doppelt an. Es öffnet sich Microsoft Word (in der aktuellen Version) und zeigt das Dokument an. Nehmen Sie nun die gewünschten Änderungen darin vor und archivieren das Dokument über das Word-AddIn (Menü: Add-Ins – Button: Archivieren) erneut. Word meldet dann eine Erfolgreiche Revisionierung.
Sollte das AddIn in Ihrem Word-Programm nicht vorhanden sein, so gehen Sie bitte wie folgt vor:
– Neustart PC
– Starten Sie kwp-bnWin.net
– Journale – Vorgangsarchivierung – Einstellungen – Register Microsoft AddIn – Word/Exel ankreuzen und rechts auf den Button REGISTRIEREN klicken
– Voraussetzung dafür ist dass MS Word / Excel in der aktuellen Version auf Ihrem PC installiert sind und Sie die notwendigen Windows-Administrations-Rechte besitzen.
Gruppe 2: alle anderen Dateitypen, z.B. PDF, TXT, etc..
Andere Dokumente, für deren Windows-Programm kein KWP-Add-In verfügbar ist, können ebenfalls versioniert werden.
Klicken Sie dazu auf die Datei im Archiv mit der rechten Maustaste und wählen den Menüpunkt „mit externer Anwendung überwacht öffnen“
Es öffnet sich das in Windows als Standard hinterlegte Programm und öffnet die gewünschte Datei. Bearbeiten Sie Ihre Datei und speichern Sie diese unter dem gleichen Namen ab.
Während der Bearbeitungsphase hält Ihr KWP Archiv die Datei im Blickfeld. Nach dem Speichern in der Windows-Anwendung wählen Sie in der KWP Überwachung den Button ÜBERNEHMEN. Die gespeicherte Datei wird dann als Revision archiviert.
Manuelle Revision hinzufügen (Alle Dateitypen)
Als letzte Variante bleibt die manuelle Revision. Öffnen Sie dazu Ihre Datei aus dem Archiv mit der entsprechenden Anwendung. Speichern Sie Ihre Änderungen an der Datei unter dem gleichen Dateinamen im Windows-File-System ab und Beenden die Windows-Anwendung. Im Archiv klicken Sie mit der rechten Maus auf die Datei und wählen den Menüpunkt „Revisions-Manager“. Im Revisions-Manager klicken Sie auf den Button NEU und wählen die zuvor im File-System gespeicherte Datei aus. Diese wird nun als Revision übernommen.