Rechnungen müssen künftig in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden, das dem europäischen Rechnungsstandard EN16931 entspricht und die elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Klar ist, dass eine reine PDF Datei oder Word nicht hierunter fallen. Ein Bildbeleg als visuelles Prüfmittel rückt damit in den Hintergrund. Die Prüfung von Rechnungen wird zu einem rein digitalen Prozess am Bildschirm. Zukunftsweisend sollte jetzt der Prozessablauf einer digitalen Eingangsrechnungsprüfung im Unternehmen organisiert werden.
Wenn nach der Datev Abschlagsvariante gearbeitet wird (Generalumkehr Schlußrechnung abbzgl. der erhaltenen Anzahlungen) BnFibu.ini Eintrag SR=0 muss folgender Lösungsweg praktiziert werden.
Sachverhaltstexte: Hinweis gemäß § 13b Umsatzsteuergesetz (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers). Diese Rechnung ist ohne MwSt., der Auftraggeber ist zur Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer verpflichtet.
Hinweis gemäß § 12 Absatz 3 Umsatzsteuergesetz: Diese Rechnung ist mit 0% UStG. ausgewiesen.
Mit der em Lieferscheinerfassung können PDF Lieferscheine im Einkaufsmonitor smart Lieferanten | Bestellungen | Projekten- und Regieaufträgen im KWP Archiv zugeordnet werden. Voraussetzung ist eine Lizenz für das Zusatz Add on Lieferscheinerfassung. Quellverzeichnis für Lieferscheine ist immer das Unterverzeichnis \LS-Erfassung.
In der Benutzerverwaltung gibt es eine weitere Rolle Lieferscheinerfassung. Benutzer mit der Berechtigung Lieferscheine zu erfassen müssen hier aktiviert werden.
Derzeit besteht nur die Möglichkeit, Lieferanten Lieferscheine in die feste KWP Archivstruktur zu übernehmen. In einem neuen KWP Setting kann festgelegt werden, in welches Verzeichnis der Archivstruktur der Lieferschein übernommen werden soll.
Die Lieferscheinerfassung ist identisch zur Belegerfassung von Rechnungen aufgebaut.
Die Lieferscheine werden direkt ins KWP Archiv in das jeweilige Archivverzeichnis übernommen und mit den jeweiligen Bestellungen | Projekten/Regie | Lieferant verdrahtet.
Im Datengrid lassen sich die erfassten Lieferscheine auswerten.
1. Identifikation von ZUGFeRD Rechnungen Im Einkaufsmonitor wird der Lieferant i.d.R. über die ausgelesene UST-ID (VAT) identifiziert. Ab der 1.18.22 wird hier auch die Steuernr. identifiziert. Die ausgelesene Steuernummer in die Zwischenablage übernehmen und im KWP Lieferantenstamm einfügen. Danach im Rechnungseingang/Rechnungsprüfung den Aktualisierungsknopf betätigen.
2. In der Rechnungsprüfung (rechte Maustaste auf Spalte Bestellung) setzt den Bestellfortschritt der markierten Bestellung auf Erledigt
3. Rechnungen die im Rechnungseingang / Rechnungsprüfung noch nicht korrekt zugeordnet worden sind, werden jetzt im KWP Archiv bei Änderungen im Einkaufsmonitor aktualisiert bis zum Prüfungsstatus sachlichen und fachlichen Freigabe. Danach ist eine Änderung nicht mehr mgl.
4. Die Filterfunktion Rechnungssuche im Bereich Rechnungseingang / Rechnungsprüfung wird nicht mehr über Filter eingeschränkt.
5. Die GUID aus der Tabelle em.Beleg wird in die Tabelle bnwins.archivheader.feld3 geschrieben.
6. Der Rechnungsexport wurde erweitert um die Auswahl Projektleiter. Dem ausgewählten Benutzer muss die Rolle „Projektleiter“ zugewiesen sein. Abfragefunktion ob das Zielverzeichnis geleert werden soll.
7. Überarbeitung der Zahlungszielermittlung. Wenn aus dem ZUGFeRD Dokument kein Nettozahlungsziel zu ermitteln ist, werden die Zahlungskonditionen aus den KWP-Lieferanten ermittelt. Wenn das nicht klappt wird Skonto-Datum+1 Tag gesetzt. Wenn das nicht funktioniert -Error und Übergabe in die Belegerfassung. Alternativ wurde ein neues Setting integriert um die Zahlungsziele immer aus dem KWP Lieferantenstamm zu übernehmen.
8. Das VIER AUGEN Prinzip der Rechnungsprüfung wurde mit einem neuen Allgemeinen Setting optimiert. Abteilungsleiter darf sachlich und fachlich freigeben bei korrekter Abteilungszuordnung Abteilungsleiter darf nur fachlich freigeben bei korrekter Abteilungszuordnung
9. Ein neues KWP Setting ermöglicht die individuelle Zuordnung einer Kostenstelle in das Eingangsrechnungsbuch Benutzerfeld1. Damit kann eine individuelle Kostenstelle an die Fibu übergeben werden. Quelle ist aus KWP Projekt/Regie die Bestellnummer | Projektnummer | Externe Auftragsnummer | Info1 Feld.
10. Ein neues KWP Setting ermöglicht im Projektbereich die Quelle für den verantwortlichen Projektleiter zu parametrisieren.
SQL Script für die Migration von bestehenden Kontakt.Mailadressen in die E-Rechnung-Versandadresse wenn diese nicht gefüllt ist. Zusätzlich Umstellung auf das Sendeformat ZUGFeRD.
Vorbereitung zum Empfang von ZUGFeRD Eingangsrechnungen.
Unsere Empfehlung: ZUGFeRD Rechnungen immer als Einzelrechnungen anfordern.
Sammelrechnungen im ZUGFeRD Format stellen die klassischen Großhändlern noch nicht zur Verfügung und die Verarbeitung in der Warenwirtschaft funktioniert nur mit einem sauberen Bestellwesen.
Für den Versand von eMail-Rechnungen über das eJournal ist primär das Feld E-Mail Rechnung im Adress-Stamm der Rechnungsadresse verantwortlich. Adressenstamm | Register Zusatzinfo Versandart Rechnung und E-Mail Rechnungsadresse Über Adressenstamm | Register Ansprechpartner kann für die CC Funktion bei Rechnungen ein weitere E-Mailadresse definiert werden.
Entscheidend ist dabei der Zusatz „RECHNUNGSKOPIE“ sowie die eMail-Adresse. Wird nun über Druck – Rechnung eine Rechnung an das eMail-Journal zum Versand übergeben, so wird die CC-Adresse der Rechnung entsprechend gefüllt und versendet.
Ab dem Versionsstand 7.9 kann ein Großteil der Eingaben direkt über die Tabellenerfassung erfolgen. Die Funktion kann in den Einstellungen der Positionserfassung freigeschaltet werden. Nach einem Neustart der Positionserfassung steht dann die Listenerfassung zur Verfügung.
Die farblich Weiss hinterlegten Eingabefelder können direkt gefüllt werden. Die Schnellerfassung muss hierzu nicht mehr aktiviert werden.
Empfehlung: Zum Aufruf der Personal und Mitarbeiterverwaltung sollten nur Benutzer Zugriff haben, die für diesen Bereich Human Resources auch zuständig sind. Die Berechtigungen werden über den KWP-Admin im Bereich der Benutzerverwaltung gesetzt.
Funktionen und Benutzervariablen um im Layout des PRJ Formulars bei der Rechnungsschreibung, individuelle Datumseingaben für die Darstellung des Leistungsdatums zu erzeugen.
