Rechnungen müssen künftig in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden, das dem europäischen Rechnungsstandard EN16931 entspricht und die elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Klar ist, dass eine reine PDF Datei oder Word nicht hierunter fallen. Ein Bildbeleg als visuelles Prüfmittel rückt damit in den Hintergrund. Die Prüfung von Rechnungen wird zu einem rein digitalen Prozess am Bildschirm. Zukunftsweisend sollte jetzt der Prozessablauf einer digitalen Eingangsrechnungsprüfung im Unternehmen organisiert werden.
Für die Kartendienst-Funktion wird der Google API Key benötigt, da für die Anzeige von Adressen dieselbe Geokodierung durchgeführt werden muss.
Grundsätzlich werden Adressen beim Speichern automatisch um Geokoordinaten ergänzt, sofern diese noch nicht vorhanden sind und die entsprechende Option in den Einstellungen der Adressverwaltung aktiviert wurde.
Einen separaten einmaligen Durchlauf zur nachträglichen Geokodierung aller vorhandenen Adressen gibt es jedoch nicht.
Folgende Vorgehensweise zur Aktualisierung hat funktioniert:
In der Adressverwaltung alle bzw. möglichst viele Adressen laden, beispielsweise über die Spezialsuche „Alle Adressen“.
Anschließend die Spezialsuche schließen.
In der Adressliste per Rechtsklick die Funktion „Alle Adressen im Kartendienst anzeigen“ auswählen. (Der Ladevorgang kann etwas Zeit in Anspruch nehmen.)
Nachdem der Kartendienst geladen ist und die Adressen in der Liste angezeigt werden, die Funktion „Zeige Ziele“ auswählen. (Auch dieser Vorgang kann etwas dauern.)
Anschließend werden nicht nur alle Adressen in der Karte dargestellt, sondern die Adressen zugleich automatisch um die fehlenden Geokoordinaten ergänzt.
Nach der Konvertierung die Zeilendefinition der Geräteaufführung wie folgt optimieren: Darstellungsbedingung = DruckeGeraeteDefinition and contains(„Ebene Gruppe BAUTEIL HERSTELLER TYP LEISTUNG BAUJAHR Seriennummer Wartungsminuten“,GeraeteUeberschrift,1)
Wenn Mengeneinheit auf dem Wartungsauftrag angezeigt wird Datenzeile Artikel Darstellungsbedingung= DruckeArtikel and Fstr$(Menge,“?&.##“) <>“0,00″
Buchungen aus dem Baustellenlager / Lagerbuchungen auf ein Projekt
Ist in der Wartungsanlage in den Kopfdaten ein Projekt zugeordnet, werden Materialbuchungen automatisch gegen dieses Projekt verbucht.
Dabei ist zwingend darauf zu achten, dass das zugeordnete Projekt den Status „Auftrag erhalten“ besitzt. Hat das Projekt einen anderen Status (z. B. abgeschlossen), werden keine Buchungen erzeugt und es kommt zu einer entsprechenden Fehlermeldung.
Über diesen Job werden Archiveinträge von einem festen Ordner in die freie Ordnerstruktur verschoben. Beispiel: Archivordner Lieferschein (-120) nach Ordner (13) freie Verzeichnisstruktur.
---------------- Schritt 1 ---------------- INSERT INTO ArchivVerzeichnisLink (fkArchivHeader,fkArchivVerzeichnis) SELECT ah.ID,'13'
FROM ArchivHeader AS ah LEFT JOIN ArchivVerzeichnisLink AS av ON av.fkArchivHeader = ah.ID where DokumentTyp='kreditoren-Lieferschein' and StrukturFix ='-120';
-------------- Schritt2 -------------- update ArchivHeader set strukturfix='13', OrdnerId='13' FROM ArchivHeader AS ah LEFT JOIN ArchivVerzeichnisLink AS av ON av.fkArchivHeader = ah.ID where DokumentTyp='kreditoren-Lieferschein' and StrukturFix ='-120';
Über den Einkaufsmonitor besteht die Möglichkeit, Materialien aus beispielsweise ZUGFeRD Rechnungen direkt in das KWP Baustellenlager zu schreiben um das Projekt materialgenau mit Kosten zu belasten. Dazu müssen im KWP für Regie/Service -und Wartungsaufträge zunächst zwei sogenannte Poolprojekte oder Kostensammler angelegt werden. Die Projekte müssen sich im Statusbereich Auftrag erhalten befinden und jeweils der Kategorie XRE (Regie/Service) oder XWA (Wartungsaufträge) zugeordnet sein.
Alle Eingangsrechnung die KEINE Bestellzuordnung haben sondern nur gegen Projekte gebucht worden sind und sich in der Rechnungsprüfung befinden, stehen auch gleichzeitig in der Materialbuchung zur Verfügung.
Im Register werden diese Eingangsrechnungen materialgenau angezeigt.
KWP Regie/Service -und Wartungsaufträge benötigen wie Eingangs beschrieben die Poolprojekte (Kostensammler). In diese Poolprojekte werden dann diese Materialien geschrieben. Das Baustellenlager wird über den Karteikasten geöffnet.
Im Baustellenlager werden alle Beleginformationen und Belegpositionen abgelegt.
Für die Abrechnung (Aufmass) und Controlling können die Materialien in die Positionserfassung des Auftrages übernommen werden. Zunächst muss der jeweilige Auftrag / Projekt aufgerufen werden. Über den Karteikasten werden die zugebuchten Materialien angezeigt.
In der Positionserfassung erfolgt der Zugriff auf die Materialien.
Positionen werde übernommen und können verändert werden.
Im KWP Eingangsrechnungsbuch darf der Buchungssatz nur auf die Vorgangsnr. Sonstiges erfolgen. Sonst wird das Projekt mit doppelten Kosten verbucht.
Mit der em Lieferscheinerfassung können PDF Lieferscheine im Einkaufsmonitor smart Lieferanten | Bestellungen | Projekten- und Regieaufträgen im KWP Archiv zugeordnet werden. Voraussetzung ist eine Lizenz für das Zusatz Add on Lieferscheinerfassung. Quellverzeichnis für Lieferscheine ist immer das Unterverzeichnis \LS-Erfassung.
In der Benutzerverwaltung gibt es eine weitere Rolle Lieferscheinerfassung. Benutzer mit der Berechtigung Lieferscheine zu erfassen müssen hier aktiviert werden.
SQL Script für die Migration von bestehenden Kontakt.Mailadressen in die E-Rechnung-Versandadresse wenn diese nicht gefüllt ist. Zusätzlich Umstellung auf das Sendeformat ZUGFeRD.
