Zusammenstellung diverser Informationen und Tipps
Vorbereitung zum Empfang von ZUGFeRD Eingangsrechnungen.
Unsere Empfehlung: ZUGFeRD Rechnungen immer als Einzelrechnungen anfordern.
Sammelrechnungen im ZUGFeRD Format stellen die klassischen Großhändlern noch nicht zur Verfügung und die Verarbeitung in der Warenwirtschaft funktioniert nur mit einem sauberen Bestellwesen.
Rechnungen müssen künftig in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden, das dem europäischen Rechnungsstandard EN16931 entspricht und die elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Klar ist, dass eine reine PDF Datei oder Word nicht hierunter fallen. Ein Bildbeleg als visuelles Prüfmittel rückt damit in den Hintergrund. Die Prüfung von Rechnungen wird zu einem rein digitalen Prozess am Bildschirm.
Zukunftsweisend sollte jetzt der Prozessablauf einer digitalen Eingangsrechnungsprüfung im Unternehmen organisiert werden.
Bei Skonto handelt es sich um einen Nachlass aufgrund einer verkürzten Zahlungsfrist. In Deutschland ist die Übermittlung von Skonto-Informationen in vielen Branchen üblich. Das Datenmodell der EN 16931 sieht derzeit keinen entsprechenden Prozess vor und stellt daher keine strukturierten Informationselemente zur Verfügung, um Skonto-Informationen in entsprechender Form abzubilden.
Prinzipiell ist im europäischen Datenmodell das Informationselement „Payment terms“ vorhanden, das geeignet ist, unstrukturierte Zahlungsinformationen in Textform aufzunehmen. Dies ermöglicht jedoch keine automatisierte Verarbeitung.
Grundeinstellung der e-Rechnungskontrolle
Eine Bestellung ist im Hintergrund vorhanden, die ZugFerd Eingangsrechnung wurde mit mehr als einem Lieferschein geliefert.
Vorgehensweise:
„e-Rechnungskontrolle bei ZugFerd Eingangsrechnungen mit mehreren Lieferscheinen.“ weiterlesen
Viele Großhändler belohnen ihre Kunden mit einer Onlinevergütung bei digitalen Bestellprozessen. Diese Bestellposition findet natürlich erst in der Lieferantenrechnung Berücksichtigung. Um die Eingangsrechnungen automatisiert zu verarbeiten gibt es in den Einstellungen der eRechnungskontrolle die folgende Option:
„ZugFerd eRechnungskontrolle XML Zu- Abschlagspositionen“ weiterlesen
Die ZugFerd eRechnungskontrolle prüft die Eingangsrechnung positionsgenau mit der zugehörigen Bestellung ab. Notwendig dafür ist die Eindeutigkeit der KWP Bestellnummer mit der Lieferanten Eingangsrechnung im Feld Auftragsnummer.
Das Fenster eRechnungskontrolle besteht aus gelben und grauen Spalten. Die grauen Spalten zeigen die Informationen und Daten aus dem ZugFerd Eingangsrechnungsbeleg an. Die gelben Spalten zeigen die Informationen aus dem Vergleichsbeleg der zugehörigen KWP Bestellung an. „ZugFerd eRechnungskontrolle“ weiterlesen
Die XRechnung ist technologieneutral, vollständig dokumentiert und steht kostenfrei zur Verfügung. So kann sie von allen genutzt und von IT-Dienstleistern problemlos in ihre Lösungen integriert werden. Der große Vorteil der XRechnung ist die klare Governance, d.h. es ist festgelegt, wer das Datenformat pflegt, wie neue Versionen veröffentlicht werden etc. Die XRechnung ist dadurch zukunftssicher.
„ZUGFeRD XRechnung elektronische Rechnungen Stichtag 27.11.2020“ weiterlesen
Checkliste für die Zugferd Einrichtung zur Weitergabe an an Großhändler und zur eigenen Dokumentation.
Zugferd_Einrichtung
Im Bestellwesen gibt es im Bereich der Einstellungen Parameter, welche die Weiterverarbeitung von Belegen im Baustellenlager und/oder Positionserfassung steuern.