Das Dokumentmanagement (Archiv) im KWP dient als Datenbank basierte Ablage für alle Dokumente. Hier werden die Daten in sogenannten BloB Feldern direkt in der SQL Datenbank ausserhalb des Dateisystems abgelegt.
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Geschützt: KWPBOX Inbox Einträge in Montageaufträge verschieben SQL
Archivierungs ADD Ins für Excel Word aktivieren
Für die Office Produkte Word – Excel (32 Bit) können ADD Ins zur Archivierung der Dokumente in die Vorgangsarchivierung eingebunden werden.
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AnzeigeArchivPDFAuswahl beim Rechnungsdruck
Im Rechnungsdruck Dialog ist es mgl. Archiveinträge im PDF Format auszugeben.
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Ausgehende Emails aus dem Aktivitätenmanagement automatisch archivieren.
Aus den KWP Aktivitäten heraus ist es mgl. den Ansprechpartnern oder der Hauptadresse Mails zu senden und diese über den KWP eigenen Mail Client zu versenden. Vorteil ist die automatisierte Archivierung der Mail im Archivierungsmodul (DMS).
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Datei- und Archivanhänge an den Mobilen Monteur bereitstellen
Im Montageauftragsjournal kann man Montageaufträge auch mit Archiv- und Dateianhängen vorbereiten, so dass der Monteur seine Montageaufträge aus dem Arbeitsvorrat mit Anhängen laden kann. „Datei- und Archivanhänge an den Mobilen Monteur bereitstellen“ weiterlesen
Barcode Aufbau für automatische Archivierung
Mittels Barcode und Zusatzsoftware können gescannte Dokumente automatisiert in bestimmte Archivordner übernommen werden und mit Adressen, Vorgängen, Aktivitäten verdrahtet werden.
Vorgangsarchiv überwacht öffnen. Revisionieren von Dokumenten
Änderung eines bestehenden Archiv-Dokuments
Ist ein Dokument bereits archiviert, so können auch Änderungen daran vorgenommen werden. Ausgenommen der Archivdokumente, die vom Programm selbst archiviert wurden. z.B. Rechnungen, Angebote, etc… (graue Ordner!). Dateien in den gelben Ordnern können verändert werden und anschließend erneut archiviert werden. Man spricht dabei von einer Revision. „Vorgangsarchiv überwacht öffnen. Revisionieren von Dokumenten“ weiterlesen
Rechtevergabe im Archiv
Als Admin eingeloggt in den Einstellungen der Vorgangsarchivierung im Bereich Allgemein die Checkbox Verzeichnis Rechte anhaken.
Danach kann in den Einstellungen | Freie Verzeichnisstruktur für die einzelnen Knoten (Verzeichnisse) die Rechtevergabe erfolgen. Über die rechte Maustaste können dann Verzeichnisrechte vergeben werden.
Idealerweise eine Gruppe mit ALLEN Benutzern und dann weitere Gruppen mit zusätzlichen spezifischen rechten.