Mittels Barcode und Zusatzsoftware können gescannte Dokumente automatisiert in bestimmte Archivordner übernommen werden und mit Adressen, Vorgängen, Aktivitäten verdrahtet werden.
Der Aufbau des Barcodes entspricht der folgenden Zeichenkette:
Die einzelnen Felder werden durch einen Strichpunkt (Semikolon) oder einem @-Zeichen getrennt.
X;X;XXXXXXXXXXXX;X;X;XXX
oder
X@X@XXXXXXXXXXXX@X@X@XXX
Bemerkungscode [Feld6]
[Scans]
010 = Auftrag Vertrag
011 = Wartungsvertrag
020 = Bauablaufplan
030 = Nachträge
040 = Bedenken Behinderung
Beispiel:
Barcode(„1@“+@Bezugsart+“@“+@BezugsNr+“@P@1@001″,“DATAMATRIX“)
Erzeugt aus dem Auftragsüberblick gefiltert auf das Projekt diesen Barcode. Durch Scannen in Verb. mit dem Tool bn2OCRImport wird dieses Dokument im Archiv zum gewählten Projekt zugeordnet.
Bei der Erfassung von Lieferscheinen für ein Projekt besteht die Möglichkeit, in den Barcode einen Timestamp zu integrieren, damit zum identischen Projekt kein Duplikate zum Scanvorgang erzeugt werden. Dieser Timestamp hat den Vorteil, dass er bei der weiteren Verarbeitung im Keil Barcode nicht berücksichtigt wird.
Barcode(„1;“+“R;“+VorgangsNr+“;B;L;000″+“;“+Date$(Now(),“%02d-%02m-%y“) + „-„+time$(Date$(Now(),“%H-%02i-%02s“)), „CODE128“)
Beispiel Barcodes aus dem PRJ Formular um diese in verschiedene Knoten im Archiv zu archivieren. Die 544 ist die Verzeichnis-ID aus dem Archiv.
Barcode(„1;“+if(left$(projektnummer,1)=“S“,“R“,Left$(ProjektNummer,1))+“;“+ProjektNummer+“;“+if(left$(projektnummer,1)=“S“,“R;“,“P;“)+“544″+“;“+“57″+“;“+lieferAdrKuerzel,“DATAMATRIX“)
korrigiertes Angebot ID413 Knoten aus Vorgangsarchiv 57=Text aus Bncontrl.ini
Barcode(„1;“+if(left$(projektnummer,1)=“S“,“R“,Left$(ProjektNummer,1))+“;“+ProjektNummer+“;“+if(left$(projektnummer,1)=“S“,“R;“,“P;“)+“413″+“;“+“57″+“;“+lieferAdrKuerzel,“DATAMATRIX“)
AB kommt ID194 Knoten aus Vorgangsarchiv 57=Text aus Bncontrl.ini
Barcode(„1;“+if(left$(projektnummer,1)=“S“,“R“,Left$(ProjektNummer,1))+“;“+ProjektNummer+“;“+if(left$(projektnummer,1)=“S“,“R;“,“P;“)+“194″+“;“+“57″+“;“+lieferAdrKuerzel,“DATAMATRIX“)
Rechnungen korrigiert/gescannt ID620 Knoten aus Vorgangsarchiv 57=Text aus Bncontrl.ini
Barcode(„1;“+if(left$(projektnummer,1)=“S“,“R“,Left$(ProjektNummer,1))+“;“+ProjektNummer+“;“+if(left$(projektnummer,1)=“S“,“R;“,“P;“)+“620″+“;“+“57″+“;“+lieferAdrKuerzel,“DATAMATRIX“)
Um jeder Vorgangsart einen Verzeichnisknoten im Archiv zuzuordnen sollten vier Barcodes übereinandergelegt werden und diesen über Darstellungsbedingungen der korrekte Barcode erzeugt werden.
contains(AusdruckArt,“R“)
/*R = Rechnungen, AB = Auftragsbestätigung, L = Lieferschein, A = Angebot