Vorbereitung zum Empfang von ZUGFeRD Eingangsrechnungen.
Unsere Empfehlung: ZUGFeRD Rechnungen immer als Einzelrechnungen anfordern.
Sammelrechnungen im ZUGFeRD Format stellen die klassischen Großhändlern noch nicht zur Verfügung und die Verarbeitung in der Warenwirtschaft funktioniert nur mit einem sauberen Bestellwesen.
Welche Versandmöglichkeiten für ZUGFeRD Rechnungen stellt der Lieferant zur Verfügung.
Zu bevorzugen ist immer eine Bereitstellung von ZUGFeRD Rechnungen auf dem (S)FTP Server des Lieferanten. Sie erhalten die Zugangsdaten zum (S)FTP Server: FTP Serveradresse, Benutzernamen und das Kennwort direkt vom Großhändler/Lieferanten.
Zusätzlich sollten sie sich für Ihr Unternehmen zwingend ein E-mail Postfach für den Rechnungsempfang einrichten.
Bsp: rechnung@musterfirma.de vorzugsweise als IMAP Postfach
Bitte checken sie beim Lieferanten, ob dieser auch UGL Dateien (Auftragsbestätigung und Lieferschein) per (S)FTP zur Verfügung stellt und ordern sie das gleich mit. (Haben ist besser als brauchen)
I.d.R. stellt der Lieferant Ihnen mehrfach die Woche Rechnungen im ZUGFeRD Format zu.
Ein Wechsel auf ZUGFeRD ist grundsätzlich jederzeit mgl. Im schlimmsten Fall können Sie die Rechnungen bei Problemen noch als reines PDF verarbeiten.
Bedenken Sie, dass Sie in Ihrem Unternehmen die Archivierung und die Rechnungsprüfung der digitalen Belege überdenken.
Ausdrucken und Archivieren der Belege ist ab dem 01.01.2025 bei empfangenen ZUGFeRD Rechnungen nach (en16931) nicht mehr zulässig.
Informieren Sie uns bei Erhalt der Zugangsdaten. Bei der Einrichtung des ersten Lieferanten sind wir Ihnen gerne behilflich.