Die XRechnung ist technologieneutral, vollständig dokumentiert und steht kostenfrei zur Verfügung. So kann sie von allen genutzt und von IT-Dienstleistern problemlos in ihre Lösungen integriert werden. Der große Vorteil der XRechnung ist die klare Governance, d.h. es ist festgelegt, wer das Datenformat pflegt, wie neue Versionen veröffentlicht werden etc. Die XRechnung ist dadurch zukunftssicher.
Am 27.11.2020 tritt die Regelung zur „elektronischen Rechnungsübermittlung“ an Bundesbehörden (öffentliche Aufträge) in Kraft.
Hierzu muss eine Rechnung im Format XRechnung erstellt und per E-Mail versendet werden.
Ab der aktuellen kwp-bnWin.net-Version ist diese Funktion bereits vorhanden.
Voraussetzungen:
In Ihrer eigenen Adresse (Verwaltung – Firmenstamm – Firmenname) muss eine gültige IBAN (Bankverbindung) hinterlegt sein.
In Ihrer eigenen Mandantenadresse (Verwaltung – Firmenstamm – Firmenname) muss das zweistellige ISO Kennzeichen DE hinterlegt sein sowie eine gültige Telefonnummer.
Die eigene Umsatzsteuer-ID-Nummer muss im Firmenstamm eingetragen sein.
Das E-Journal für den zentralen Versand von Rechnungen per E-Mail muss aktiviert und eingerichtet sein.
Rechnungen / Gutschriften werden in das Archiv eingetragen.
In der Rechnungsadresse (Adressverwaltung) des Empfängers muss
– als Versandart Rechnung muss „XRechnung per E-Mail“ ausgewählt sein.
– die E-Mail-Adresse des Empfängers muss bei Versandart Rechnung im Feld „E-Mail Rechnung“ eingetragen sein.
– die Leit-ID des Empfängers (Kunden) hinterlegt sein.
Sind all diese Punkte berücksichtigt, so wird beim Druck einer Rechnung die Rechnung als XRechnung im Archiv abgelegt und auch über das E-Journal entsprechend versendet.
Da dieses Verfahren auch bei vielen Gegenstellen der öffentlichen Hand noch im Test ist wird es seitens der Auftraggeber noch Anpassungen geben.
Eine XRechnung ist eine reine XML Datei. Eine PDF Datei ist nicht zwingend notwendig.
Folgende Zusatzeinstellungen stehen zur Verfügung:
bnContrl.ini-Schalter
[KWP] XRechnungZusatzinfos=1
– Bestellnummer
– Auftragsnummer
– (Rahmen-)Vertragsnummer
– Leistungszeitraum
– Freitext zur Rechnung
Prinzipiell steht es Rechnungsstellern allerdings frei, auch ein anderes Format für den Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung zu wählen, sofern es den Anforderungen der europäischen Norm entspricht. Um diese Vorgabe zu erfüllen, dürfen Anwendungsspezifikationen –die Core Invoice User Specification (CIUS) – keine Geschäftsregeln des CEN-Modells verletzen oder Datenfelder hinzufügen. Es ist lediglich zulässig, optionale Felder des europäischen Datenmodells zu Pflichtangaben zu machen. CIUS, die dem CEN-Modell ohne Änderungen entsprechen, nennt man „fully compliant“. Werden Datenfelder zusätzlich verpflichtend, sind diese CIUS „compliant“.
ZUGFeRD in seiner ursprünglich veröffentlichten Form entspricht nicht der EU-Norm. Daher wird bereits seit geraumer Zeit an einer Version 2.0 gearbeitet, die mittlerweile verabschiedet wurde und in Kürze veröffentlich wird. Genau wie die erste Version ist auch ZUGFeRD 2.0 in verschiedenen Profilen erhältlich. Basic und Extended bleiben erhalten, zusätzlich gibt es das Profil Buchungshilfe. Aus dem Profil Comfort wird das Profil EN 16931, das die Vorgaben der EU-Norm „fully compliant“ erfüllt. Eine weitere Neuerung bei ZUGFeRD 2.0 betrifft den Status als Hybridformat. Anders als bisher ist es nun möglich, XML und PDF, die zwei Repräsentanzen einer ZUGFeRD-Rechnung, in getrennten Dateien zu versenden oder auch nur rein strukturierte Daten im Form einer XML-Datei. Denn der europäische Standard kennt keine Hybridrechnungen und so kann ZUGFeRD 2.0 – oder auch Factur-X, wie es auf internationaler Ebene genannt wird – von allen europäischen Verwaltungen gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU empfangen und verarbeitet werden.
http://www.xoev.de/die_standards/detail.php?gsid=bremen83.c.14749.de