Die ZugFerd eRechnungskontrolle prüft die Eingangsrechnung positionsgenau mit der zugehörigen Bestellung ab. Notwendig dafür ist die Eindeutigkeit der KWP Bestellnummer mit der Lieferanten Eingangsrechnung im Feld Auftragsnummer.
Das Fenster eRechnungskontrolle besteht aus gelben und grauen Spalten. Die grauen Spalten zeigen die Informationen und Daten aus dem ZugFerd Eingangsrechnungsbeleg an. Die gelben Spalten zeigen die Informationen aus dem Vergleichsbeleg der zugehörigen KWP Bestellung an.
Kann die ZugFerd Eingangsrechnungsnummer einer KWP Bestellnr. nicht eindeutig zugeordnet werden, kann dem markierten Eingangsrechnungsbeleg eine vorhandenen Belstellung zugeordnet werden.
Wird NICHT mit Bestellungen gearbeitet, kann über die rechte Maustaste im Hintergrund eine Bestellung neu angelegt werden und im Bedarfsfall auch gleich die Rechnungsmenge als Liefermenge gebucht werden. Hier entfällt dann natürlich eine positionsgenaue Rechnungskontrolle weil die Bestellung auf Basis der Eingangsrechnung angelegt wird.
Beispiel eines Mappings zwischen Eingangsrechnung und Bestellung.
Der Rechnungsbeleg ist markiert und es besteht die Möglichkeit den gesamten Beleg entweder mit den Preisen der Bestellung (Bestellpreis) oder mit dem Rechnungspreis zu akzeptieren. Eine weitere Verarbeitung an das Eingangsrechnungsbuch sollte/kann nur erfolgen, wenn alle Positionen GRÜN sind.
Die Prüfung kann auch auf der jeweiligen Bestellposition für jedes einzelne Material erfolgen.
Gibt es Differenzen zwischen Bestellpreis oder Rechnungspreis kann der Prüfer entscheiden welchen Betrag er akzeptiert oder ggf. kürzen. Die Ampel in der Spalte Prüfung wird GRÜN. Ein roter Balken in der grünen Ampel bedeutet, der Preis der Rechnung wurde nicht akzeptiert und der Rechnungspreis wurde angepasst. Ein weisses Plus in der grünen Ampel bedeutet, der Rechnungswert wurde vom Prüfer akzeptiert.
Erst wenn ein Beleg komplett Grün geprüft ist kann er in die Rechnungskontrolle übernommen werden. In unserem Beispiel haben wir die Eingangsrechnung über einen Betrag von € 481,40 erhalten und die Rechnung gekürzt auf einen akzeptierten Wert von € 439,30.
Der akzeptierte Wert belastet in KWP das Baustellenlager des Projektes (Kostenträger) und wird auch in den Buchungssatz zur Übergabe an z.B. Datev vorgeschlagen.
Organisatorisch muss an dieser Stelle der weitere Buch- und Zahlungsvorgang mit dem Lieferanten abgesprochen. Wird beim Lieferanten eine Gutschrift über die Differenz erstellt oder erfolgt eine Belastungsanzeige.
Wichtig: KWP übergibt als Vorschlagswert den akzeptierten Betrag als Buchungsbetrag an die Buchhaltung.