Rechnungen müssen künftig in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden, das dem europäischen Rechnungsstandard EN16931 entspricht und die elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Klar ist, dass eine reine PDF Datei oder Word nicht hierunter fallen. Ein Bildbeleg als visuelles Prüfmittel rückt damit in den Hintergrund. Die Prüfung von Rechnungen wird zu einem rein digitalen Prozess am Bildschirm. Zukunftsweisend sollte jetzt der Prozessablauf einer digitalen Eingangsrechnungsprüfung im Unternehmen organisiert werden.
Wenn nach der Datev Abschlagsvariante gearbeitet wird (Generalumkehr Schlußrechnung abbzgl. der erhaltenen Anzahlungen) BnFibu.ini Eintrag SR=0 muss folgender Lösungsweg praktiziert werden.
Sachverhaltstexte: Hinweis gemäß § 13b Umsatzsteuergesetz (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers). Diese Rechnung ist ohne MwSt., der Auftraggeber ist zur Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer verpflichtet.
Hinweis gemäß § 12 Absatz 3 Umsatzsteuergesetz: Diese Rechnung ist mit 0% UStG. ausgewiesen.
Über diesen Job werden Archiveinträge von einem festen Ordner in die freie Ordnerstruktur verschoben. Beispiel: Archivordner Lieferschein (-120) nach Ordner (13) freie Verzeichnisstruktur.
---------------- Schritt 1 ---------------- INSERT INTO ArchivVerzeichnisLink (fkArchivHeader,fkArchivVerzeichnis) SELECT ah.ID,'13'
FROM ArchivHeader AS ah LEFT JOIN ArchivVerzeichnisLink AS av ON av.fkArchivHeader = ah.ID where DokumentTyp='kreditoren-Lieferschein' and StrukturFix ='-120';
-------------- Schritt2 -------------- update ArchivHeader set strukturfix='13', OrdnerId='13' FROM ArchivHeader AS ah LEFT JOIN ArchivVerzeichnisLink AS av ON av.fkArchivHeader = ah.ID where DokumentTyp='kreditoren-Lieferschein' and StrukturFix ='-120';
Über den Einkaufsmonitor besteht die Möglichkeit, Materialien aus beispielsweise ZUGFeRD Rechnungen direkt in das KWP Baustellenlager zu schreiben um das Projekt materialgenau mit Kosten zu belasten. Dazu müssen im KWP für Regie/Service -und Wartungsaufträge zunächst zwei sogenannte Poolprojekte oder Kostensammler angelegt werden. Die Projekte müssen sich im Statusbereich Auftrag erhalten befinden und jeweils der Kategorie XRE (Regie/Service) oder XWA (Wartungsaufträge) zugeordnet sein.
Alle Eingangsrechnung die KEINE Bestellzuordnung haben sondern nur gegen Projekte gebucht worden sind und sich in der Rechnungsprüfung befinden, stehen auch gleichzeitig in der Materialbuchung zur Verfügung.
Im Register werden diese Eingangsrechnungen materialgenau angezeigt.
KWP Regie/Service -und Wartungsaufträge benötigen wie Eingangs beschrieben die Poolprojekte (Kostensammler). In diese Poolprojekte werden dann diese Materialien geschrieben. Das Baustellenlager wird über den Karteikasten geöffnet.
Im Baustellenlager werden alle Beleginformationen und Belegpositionen abgelegt.
Für die Abrechnung (Aufmass) und Controlling können die Materialien in die Positionserfassung des Auftrages übernommen werden. Zunächst muss der jeweilige Auftrag / Projekt aufgerufen werden. Über den Karteikasten werden die zugebuchten Materialien angezeigt.
In der Positionserfassung erfolgt der Zugriff auf die Materialien.
Positionen werde übernommen und können verändert werden.
Im KWP Eingangsrechnungsbuch darf der Buchungssatz nur auf die Vorgangsnr. Sonstiges erfolgen. Sonst wird das Projekt mit doppelten Kosten verbucht.
Mit der em Lieferscheinerfassung können PDF Lieferscheine im Einkaufsmonitor smart Lieferanten | Bestellungen | Projekten- und Regieaufträgen im KWP Archiv zugeordnet werden. Voraussetzung ist eine Lizenz für das Zusatz Add on Lieferscheinerfassung. Quellverzeichnis für Lieferscheine ist immer das Unterverzeichnis \LS-Erfassung.
In der Benutzerverwaltung gibt es eine weitere Rolle Lieferscheinerfassung. Benutzer mit der Berechtigung Lieferscheine zu erfassen müssen hier aktiviert werden.
SQL Script für die Migration von bestehenden Kontakt.Mailadressen in die E-Rechnung-Versandadresse wenn diese nicht gefüllt ist. Zusätzlich Umstellung auf das Sendeformat ZUGFeRD.
Vorbereitung zum Empfang von ZUGFeRD Eingangsrechnungen.
Unsere Empfehlung: ZUGFeRD Rechnungen immer als Einzelrechnungen anfordern.
Sammelrechnungen im ZUGFeRD Format stellen die klassischen Großhändlern noch nicht zur Verfügung und die Verarbeitung in der Warenwirtschaft funktioniert nur mit einem sauberen Bestellwesen.
Für den Versand von eMail-Rechnungen über das eJournal ist primär das Feld E-Mail Rechnung im Adress-Stamm der Rechnungsadresse verantwortlich. Adressenstamm | Register Zusatzinfo Versandart Rechnung und E-Mail Rechnungsadresse Über Adressenstamm | Register Ansprechpartner kann für die CC Funktion bei Rechnungen ein weitere E-Mailadresse definiert werden.
Entscheidend ist dabei der Zusatz „RECHNUNGSKOPIE“ sowie die eMail-Adresse. Wird nun über Druck – Rechnung eine Rechnung an das eMail-Journal zum Versand übergeben, so wird die CC-Adresse der Rechnung entsprechend gefüllt und versendet.
Ab dem Versionsstand 7.9 kann ein Großteil der Eingaben direkt über die Tabellenerfassung erfolgen. Die Funktion kann in den Einstellungen der Positionserfassung freigeschaltet werden. Nach einem Neustart der Positionserfassung steht dann die Listenerfassung zur Verfügung.
Die farblich Weiss hinterlegten Eingabefelder können direkt gefüllt werden. Die Schnellerfassung muss hierzu nicht mehr aktiviert werden.
